Konferenz planen
- Reservierung rund um die Uhr – Die Buchung einer Konferenz ist so einfach wie das Wählen der gebührenfreien Einwahlnummer 0870 043 4167 bzw. +44 1452 553 456. Sie werden mit einem unserer hilfsbereiten Reservierungsassistenten verbunden, der Ihre Konferenz mit Ihnen und nach Ihren Wünschen plant und Ihre Fragen beantwortet.
- Regelmäßige Konferenzen – Eine Reservierung wird automatisch so oft innerhalb eines Jahres generiert, so lange Sie dies wünschen. Regelmäßige Konferenzen sind optimal für tägliche, wöchentliche oder monatliche Teamsitzungen und Projektbesprechungen geeignet.
Konferenzen senden und aufzeichnen
- Webkonferenzen – Machen Sie Ihre Audiokonferenz visuell und interaktiv. Führen Sie eine Diapräsentation von Ihrem Computer aus vor, zu der die Teilnehmer über das Internet Zugang haben. In Webkonferenzen können Sie zusammen an Dokumenten arbeiten, Applikationen gemeinsam nutzen, eine Abstimmung im Publikum durchführen, durch das Web führen u. v. m. Präsentieren Sie ausschließlich die Audiokomponente der Konferenz, oder fügen Sie Bilder hinzu – Sie haben die Wahl.
- Encore – Mit Encore wird Ihre Konferenz digital für all diejenigen aufgezeichnet, die nicht „live“ dabei sein konnten oder noch einmal hineinhören möchten. Dieses Feature steht über eine gebührenfreie Telefonnummer 7 Tag in der Woche und rund um die Uhr zur Verfügung. Komfortabel und zeitsparend: Encore ist eine unserer meistgefragten Funktionen.
- CD-/Bandaufzeichnung – Wir halten Ihr Event auf CD, Kassette, Mikrokassette oder DAT-Band fest, damit Sie eine hochwertige Aufzeichnung für Ihr Archiv haben.
- Abschrift – Sie erhalten eine schriftliche Aufzeichnung darüber, was während der Konferenz gesagt wurde. Eine Abschrift ist hilfreich bei der Auswahl von markanten Sprüchen und Zitaten.
Konferenzzuschaltung
- Dial-Out – Behandeln Sie Ihre Konferenzteilnehmer als VIP: Mit Dial-Out werden Ihre Teilnehmer von unserem Operator in die Telefonkonferenz gerufen. Sie geben uns die Namen und Telefonnummern Ihrer Teilnehmer, und unser Operator sorgt dann dafür, dass sie Ihrer Konferenz zugeschaltet werden.
- Direkte Einwahl – Wählen Sie die direkte Einwahl, damit die Teilnehmer Ihrer Audiokonferenz schnell beitreten können. Sie können sofort und bereits bevor die offizielle Konferenz beginnt miteinander kommunizieren. Die direkte Einwahl wird für informelle Konferenzen empfohlen.
- Einwahlmusik – Die Teilnehmer werden mit Musik unterhalten, bis die Konferenz beginnt. Dies schafft eine lockere Atmosphäre für die Konferenz.
- Ton beim Betreten/Verlassen – Wenn ein neuer Teilnehmer der Konferenz beitritt oder diese verlässt, wird dies mit einem Tonsignal angezeigt. So weiß jeder, dass ein Teilnehmer sich eingewählt oder die Konferenz verlassen hat, ohne dass dadurch das Gespräch gestört wird.
- Ansage – Ein Operator verliest die Namen der Teilnehmer, wenn diese sich in die Konferenz einwählen, sodass jeder weiß, wer an der Konferenz teilnimmt.
- Anwesenheitsüberprüfung – Ein Operator verliest die Namen aller Teilnehmer, die sich in die Konferenz eingewählt haben. So wird bestätigt, dass alle erwarteten Teilnehmer anwesend sind.
- Konferenzleiter/Leader zuerst/zuletzt – Erzeugen Sie eine freundliche Atmosphäre für die Konferenz, indem Sie sich vor den anderen Teilnehmern einwählen. Auf diese Weise können Sie jeden Teilnehmer begrüßen, wenn er sich in die Konferenz einwählt.
Mit dieser Funktion werden Sie der Konferenz erst zugeschaltet, wenn alle anderen Teilnehmer anwesend sind; auf diese Weise entsteht eine eher förmliche Atmosphäre. Die Zuschaltung des Konferenzleiters zuletzt wird für große Präsentationen und Diskussionsrunden empfohlen.
Konferenzen verwalten
- Unterkonferenz – Ausgewählte Gäste treffen sich zu einer Vorbesprechung vor dem eigentlichen Konferenzbeginn. In einer Unterkonferenz können Sie letzte Angaben prüfen oder Nebenthemen und andere nicht öffentliche Informationen besprechen.
- Kommunikationsleitung – Sprechen Sie außerhalb der Hauptkonferenz mit einem Operator, und übermitteln Sie auf diese Weise Hintergrundinformationen, planen Sie Gastredner ein oder tauschen Sie Hinweise zum Zeitplan aus. Mithilfe einer Kommunikationsleitung können Sie eine große Konferenz leichter verwalten.
- Individuelles Skript – Entwerfen Sie eine spezielle Nachricht für die Begrüßung, eine Frage-/Antwortensitzung und/oder Abschlussbemerkungen. Ihr Skript wird vom Operator während der Konferenz vorgelesen. Individuelle Skripts stellen eine weitere Möglichkeit zur Personalisierung Ihrer Konferenzen dar.
- Gruppe stumm/laut – Sie können die Leitungen aller Teilnehmer mit einem Tastenbefehl an Ihrem Telefon oder durch entsprechende Anweisung an den Operator stumm schalten. Mit der Stumm-/Lautschaltung der Gruppe können Sie Hintergrundgeräusche reduzieren und Unterbrechungen während der Konferenz gering halten.
- Selbst stumm/laut – Teilnehmer können ihre eigene Telefonleitung über einen Tastenbefehl an ihrem Telefon stumm schalten. Durch die Selbst-Stummschaltung/-Lautschaltung werden die Hintergrundgeräusche von Mobiltelefonen und Freisprecheinrichtungen sowie allgemeine Bürogeräusche reduziert.
Sammeln von Daten für die Konferenz
- Umfragen – Ein Operator stellt allen Konferenzteilnehmern Fragen, die Sie vor der Konferenz ausgearbeitet haben. Die Teilnehmer antworten durch das Drücken einer Taste ihrer Telefontastatur.
Mit einer Umfrage erhalten Sie sofortiges Feedback und erhöhen die Beteiligung Ihrer Konferenzteilnehmer. Sie erhalten anschließend einen Bericht mit allen Antworten,
der sowohl nach Fragen als auch Teilnehmern sortiert ist.
- Frage-/Antwortsitzungen – Bieten Sie den Teilnehmern während der Konferenz die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Die Teilnehmer signalisieren über ihre Telefontastatur, dass sie eine Frage haben. Der Operator verwaltet die Fragenwarteschlange professionell und systematisch.
- Teilnehmerliste – Bevor ein Teilnehmer der Konferenz zugeschaltet wird, fragt der Operator nach dem Namen jedes Teilnehmers und stellt zwei zusätzliche, von Ihnen festgelegte Fragen. Die Angaben werden Ihnen dann per Fax oder E-Mail zusammen mit den Online-Zeiten für jeden Teilnehmer übermittelt.
Absichern der Konferenz
- Konferenzsperre – Über eine Tastenkombination auf Ihrer Telefontastatur können Sie unerwünschte Teilnehmer von einer Konferenz ausschließen – auch den Operator.
- Mit der Konferenzsperre können Sie außerdem vertrauliche Informationen in einer sicheren Umgebung besprechen.
- Passwort/Zugangscode – Die Teilnehmer müssen dem Operator ein vorher festgelegtes Passwort bzw. einen vorher festgelegten Code nennen, um der Konferenz beitreten zu können. Sie legen das Passwort/den Zugangscode vor Beginn der Konferenz fest. Mit dem Passwort/Zugangscode wird die Teilnahme unerwünschter Personen an der Konferenz verhindert und somit die Sicherheit erhöht.
