Services de téléconférence InterCall

Distribution / Partenariat

Imprimez cette page et utilisez-la pour assurer la réussite de votre prochaine réunion.

Avant de programmer votre téléconférence,

notez rapidement l'objectif de la réunion et un ordre du jour général ;
déterminez la durée de la réunion ;
réfléchissez à l'impact des différences de fuseaux horaires avant de choisir une heure et les participants à inviter.

Trois jours minimum avant votre conférence programmée,

invitez les participants à la réunion téléphonique et communiquez-leur l'heure de début et l'heure de fin de la réunion ;
distribuez votre ordre du jour finalisé à tous ceux que vous aurez invités.

Environ 10 minutes avant de lancer la téléconférence,

vérifiez que vous êtes dans un lieu calme où vous ne risquez pas d'être dérangé ; accrochez une pancarte « Ne pas déranger » à la porte ;
prenez note de tous les invités et placez cette liste devant vous, à côté de votre ordre du jour manuscrit ;
retirez votre montre et placez-la juste devant vous ou utilisez un chronomètre ;
si votre téléphone a une fonction « appel en attente », désactivez-la ;
si votre téléphone a plusieurs lignes, éteignez les sonneries.

Trois minutes avant le début de la conférence,

composez le numéro du centre de conférence. Si vous menez une réunion informelle, vous aurez le temps d'accueillir vos invités. Si vous menez une réunion plus formelle et que vous avez prévu d'entrer le dernier, il est néanmoins important d'être un peu en avance pour que l'opérateur sache que le responsable est prêt.
Si vous menez une téléconférence pour laquelle l'opérateur doit vous appeler, veillez à vous trouver près de votre téléphone afin de recevoir cet appel.

Au début de votre téléconférence,

accueillez tous les participants à l'heure exacte prévue pour le début de la conférence ;
rappelez aux participants qu'ils doivent s'identifier avant de parler ;
informez tous les participants de la fonction *6 de coupure du son. Cette fonction est particulièrement utile aux personnes participant depuis un téléphone portable ou un téléphone public ;
présentez brièvement le sujet de la réunion, les grandes lignes de l'ordre du jour, le temps alloué à chaque sujet et l'heure de fin de la réunion ;
commencez en donnant le « feu vert » pour créer une ambiance positive.

Pendant toute la téléconférence,

créez un climat favorisant la discussion, mais n'acquiescez pas si vous n'êtes pas d'accord ;
prenez le contrôle afin de veiller au respect du programme. La manière la plus efficace de procéder est de respecter la durée allouée à chaque sujet de l'ordre du jour. Surveillez votre montre ou chronomètre en face de vous ;
veillez à ce que chaque participant ait le temps de terminer la présentation de ses informations avant de demander aux autres participants de réagir ;
sur votre liste des personnes invitées, cochez les noms des participants chaque fois qu'ils interviennent ; vous saurez ainsi qui n'a pas participé. Sollicitez des commentaires de ceux qui n'ont pas encore parlé.

Pendant la conclusion de votre réunion téléphonique,

Après votre réunion téléphonique,

distribuez vos notes de réunion au cours du jour ouvrable suivant. Incluez dans ces notes toutes les actions à entreprendre, ainsi que la date et l'heure de la téléconférence suivante ;
envisagez de demander aux participants de formuler leurs réactions par écrit.

Pour obtenir des informations, appelez Richard Abbott au +44(0)1344 668 066 ou écrivez-lui à l'adresse suivante : rabbott@intercalleurope.com.