Programmation de votre conférence
- Réservations 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 – Pour réserver, il vous suffit de composer le 0870 043 4167 ou le +44(0)1452 553 456. Vous serez alors mis en communication avec l'un de nos agents de réservation, qui vous assistera durant toute la procédure et répondra à toutes vos questions.
- Appel régulier – Une réservation est générée automatiquement pour une période d'un an à compter de la date de la réservation initiale. La fonction Appel régulier est idéale pour les réunions d'équipes et les mises à jour quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.
Diffusion et enregistrement de votre conférence
- Conférence sur Internet – Ajoutez des éléments visuels et dotez votre audioconférence de plus d'interactivité. Vous pilotez votre diaporama depuis votre bureau pendant que votre assistance y accède par le biais du web. Lors de webconférences, vous pouvez collaborer sur des documents, partager des applications, sonder votre public, naviguer sur Internet pour ne citer que quelques exemples. Vous pouvez ne présenter que la partie audio de votre appel ou bien y ajouter des diapositives. C'est à vous de choisir.
- Encore – Encore enregistre votre conférence téléphonique au format numérique pour toutes les personnes qui n'ont pu y assister en direct ou qui souhaiteraient la réentendre. Cette fonction est accessible par le biais d'un numéro d'appel gratuit, 24 heures sur 24 et 7 jours 7. Extrêmement pratique, Encore vous fera gagner du temps. C'est d'ailleurs l'une de nos fonctions les plus populaires !
- CD/Bande magnétique – Nous saisissons le contenu de votre manifestation sur CD, cassette, microcassette ou bande DAT, pour vous faire bénéficier d'un enregistrement de qualité que vous pourrez archiver.
- Transcription – Recevez une transcription écrite des propos échangés lors de votre conférence. Les transcriptions sont utiles pour identifier certains points d'un discours et certaines citations.
Entrée en conférence
- Appelez le numéro de téléphone de vos participants – Accordez aux participants à votre conférence un traitement de VIP. Cette fonction d'appel des participants permet de faire entrer vos participants en téléconférence, sans qu'ils aient à composer eux-même un numéro pour se joindre à la discussion. Il vous suffit de nous indiquer le nom et le numéro de téléphone de chaque participant. Un opérateur veillera à ce qu'ils prennent part à votre conférence.
- Entrée directe – Sélectionnez Direct Entry (Entrée directe) pour rejoindre rapidement une audioconférence. Cette fonction permet aux participants d'entrer instantanément dans la conférence et de commencer à parler avant le début officiel de l'appel. L'entrée directe est conseillée pour les conférences informelles.
- Musique d'attente – Les participants sont mis sur musique d'attente jusqu'à l'arrivée de l'organisateur. Cette option confère un ton formel à la conférence.
- Tonalités d'entrée et de sortie – Les participants entendent une tonalité chaque fois qu'un nouveau participant entre ou sort de la conférence. Cela permet à tout le monde de savoir qu'un nouveau participant vient de se joindre à la conférence ou de la quitter, et ce sans interrompre la conversation.
- Annonce – Un opérateur annonce le nom des participants qui se joignent à la conférence, faisant ainsi savoir à tous qui est présent.
- Appel des participants – Un opérateur communique le nom de tous les participants qui sont entrés en conférence. Cet appel confirme que tous les participants prévus sont présents.
- Organisateur/responsable arrivé en premier / en dernier – La fonction « Organisateur/responsable arrivé en premier » (Leader First) crée un cadre de conférence amical, en vous laissant vous joindre à la conférence avant vos participants. Vous pouvez ainsi accueillir les participants à leur arrivée.
Avec la fonction « Organisateur/responsable arrivé en dernier » (Leader Last), vous entrez en conférence une fois tout le monde arrivé et donnez ainsi un ton plus officiel à votre réunion. La fonction « Organisateur/responsable arrivé en dernier » est conseillée pour les grandes présentations et conférences.
Gestion de votre conférence
- Conférence annexe – Des invités présélectionnés se joignent à une discussion privée avant le début de la conférence. Cette fonction de conférence annexe vous permet de passer en revue les détails de dernière minute, les questions secondaires et autres informations privées.
- Ligne de communication – Parlez avec un opérateur en dehors de la conférence principale pour relayer des informations en coulisses ou donner des indications d'horaires. Une ligne de communication simplifie la gestion d'une grande conférence.
- Scénario personnalisé – Rédigez un message spécial pour votre déclaration de bienvenue, la session questions-réponses et/ou les conclusions. Votre scénario est ainsi lu par l'opérateur lors de la conférence. Cette fonction vous offre un moyen supplémentaire de personnaliser vos conférences.
- Coupure du son du groupe – Vous pouvez couper le son de toutes les lignes des participants en appuyant sur une touche de votre téléphone ou en donnant l'instruction à votre opérateur. Cette fonction permet de réduire le bruit de fond et de limiter les interruptions lors de votre conférence.
- Coupure de votre propre son – Les participants peuvent eux-mêmes couper le son de leur ligne téléphonique en appuyant sur une touche de leur téléphone. La fonction Coupure de votre propre son réduit le bruit de fond des portables, des téléphones à haut-parleur et du bureau en général.
Récupération des données de votre conférence
- Sondage – Un opérateur effectue une enquête auprès de tous les participants à la conférence. Vous décidez des questions avant la conférence et les participants répondent en se servant de leurs claviers téléphoniques.
Cette fonction Sondage vous permet de recueillir instantanément les réactions tout en impliquant davantage les participants. Vous recevrez ensuite un rapport avec toutes les réponses
classées par question et participant.
- Session questions-réponses – Offrez à vos participants la possibilité de poser des questions durant la conférence. Les participants font part de leur souhait de poser une question à l'aide du clavier téléphonique, pendant que l'opérateur gère avec professionnalisme et méthode la liste des questions.
- Liste des participants – Avant de laisser entrer les participants dans la conférence, un opérateur relève le nom de chacun d'entre eux ainsi que deux autres éléments d'informations prédéterminés. Ces renseignements vous seront communiqués par télécopie ou par courrier électronique, avec le temps de communication de chaque participant.
Sécurisation de votre conférence
- Verrouillage de conférence – Vous pouvez empêcher des participants supplémentaires, ou l'opérateur, de se joindre à la conférence en appuyant sur une touche de votre clavier téléphonique.
- La fonction Verrouillage de conférence - vous offre la liberté d'aborder des sujets confidentiels dans un environnement sécurisé.
- Mot de passe/Code d'accès – Les participants doivent fournir à l'opérateur un mot ou un code prédéterminé pour entrer en conférence. Vous déterminez le mot de passe/code d'accès avant le début de la conférence. La fonction Mot de passe/Code d'accès restreint le nombre de participants et renforce la sécurité.
