Wholesale/Partnership
Wat is een partnership? | Waarom zou u conferencing aanbieden? | Waarom zou u voor InterCall kiezen? | Meer informatie over onze services
Verkoophulpmiddelen - checklist, voor en na de vergadering
Print deze pagina en gebruik hem als een checklist voor uw volgende succesvolle vergadering.
Een praktische handleiding waarmee een voorzitter effectief telefonische vergaderingen kan organiseren.
VOOR
Voor u uw telefonische vergadering gaat plannen,
- stel de onderwerpen van de vergadering in grote lijnen vast en maak een agenda met overzichtelijke punten.
- bepaal hoe lang de vergadering gaat duren.
- houd rekening met eventuele tijdverschillen wanneer u de tijd bepaalt en bedenk wie u gaat uitnodigen.
Minstens drie dagen voor de vergadering gaat plaatsvinden,
- nodig de deelnemers uit voor de telefonische vergadering, en geef ze een begin- en eindtijd.
- stuur de definitieve agenda aan alle genodigden.
Ongeveer 10 minuten voor uw telefonische vergadering begint,
- zorg dat u de vergadering in een rustige omgeving kunt laten plaatsvinden; hang een bordje 'niet storen' op de deur.
- maak een lijst met de namen van de genodigden en leg die naast de agenda.
- doe uw horloge af en leg dat voor u neer, of gebruik een timer.
- zet de wisselgesprekfunctie uit als uw telefoon die heeft.
- zet het belsignaal uit als uw telefoon meerdere lijnen heeft.
Drie minuten voor de vergadering van start gaat,
- bel met het conferencecenter. Organiseert u een informele vergadering, zorg dan dat u er op tijd bent om iedereen welkom te heten. Organiseert u een formele vergadering en komt u dus als laatste de vergadering in, dan blijft het belangrijk om vroeg aanwezig te zijn, zodat de telefoniste weet dat de voorzitter klaar is.
- zit u een telefonische vergadering voor waarbij u gebeld wordt door de telefoniste, zorg dan dat u in de buurt van uw telefoon bent.
TIJDENS
Tijdens de opening van de telefonische vergadering,
- heet iedereen welkom op exact het moment dat de vergadering moet beginnen.
- vraag de deelnemers te zeggen wie ze zijn voor ze het woord nemen.
- wijs iedereen op de functie 'eigen geluid uitschakelen' (*6), vooral degenen die met hun mobiele telefoon bellen of vanuit een openbare telefoon.
- leg de deelnemers uit wat de bedoeling van de vergadering is, wat de agendapunten zijn, hoeveel tijd er per agendapunt beschikbaar is, en het tijdstip waarop de vergadering is afgelopen.
- begin met de positieve zaken om een positieve sfeer in de groep te creëren.
Tijdens de telefonische vergadering zelf,
- blijf de positieve sfeer bewaken, maar doe geen concessies alleen maar om het leuk te houden.
- zorg dat de vergadering volgens planning verloopt. De meest efficiënte methode daarvoor is u te houden aan de ingeplande tijd voor ieder apart agendapunt. Houd uw horloge of de klok in de gaten.
- laat alle deelnemers hun bijdrage volledig afmaken voor u iemand om commentaar vraagt.
- houd uw namenlijst bij de hand en maak steeds als iemand het woord neemt een aantekening bij zijn of haar naam. Zo ziet u wie nog niet aan de beurt is geweest. Stel vragen aan de mensen die nog niet hebben gesproken.
Tijdens de afsluiting van de telefonische vergadering,
- vat de belangrijkste punten of conclusies van de vergadering samen.
- spreek een dag en een tijd af voor de volgende telefonische vergadering.
NA
Na uw telefonische vergadering,
- verstuur de notulen van de vergadering binnen één werkdag, inclusief actiepunten en de datum en tijd voor de volgende telefonische vergadering.
- vraag de deelnemers eventueel om geschreven feedback.
Bel voor meer informatie Richard Abbott op +44(0)1344 668 066 of stuur hem een e-mail: rabbott@intercalleurope.com.
