De vergadering plannen
- Reserveringen 24 uur per dag, 7 dagen per week – Om een reservering te plaatsen hoeft u slechts 0870 043 4167 of +44(0)1452 553 456 te bellen. U wordt verbonden met een van onze behulpzame reserveringsmedewerkers, die het proces met u doorloopt en uw vragen graag beantwoordt.
- Periodieke vergadergesprekken – Een reservering wordt automatisch gegenereerd voor een jaar vanaf de datum van de oorspronkelijke reservering. Deze service is ideaal voor dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse vergaderingen en het bijwerken van projecten.
De vergadering uitzenden en opnemen
- Webconferencing - Voeg visuele aspecten en interactie toe aan uw audiovergadering. U bestuurt een diapresentatie vanaf uw pc terwijl uw publiek toegang krijgt via het web. Dankzij webconferencing kunt u samenwerken aan documenten, toepassingen delen, uw publiek ondervragen, een rondleiding krijgen op het web en nog veel meer. Presenteer alleen het audiogedeelte van uw gesprek of voeg dia's toe – aan u de keuze.
- Encore - Met Encore wordt het vergadergesprek digitaal opgenomen voor een ieder die niet live aanwezig kon zijn of belangrijke gedeelten opnieuw wil horen. U kunt van deze service gebruikmaken via een gratis nummer dat 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar is. Praktisch en tijdbesparend: Encore is een van onze populairste functies.
- Cd-/bandopname - We kunnen de event opnemen op cd, cassette, microcassette of DAT, zodat u beschikt over een opname van uitstekende kwaliteit voor uw archief.
- Transcriptie - U kunt een schriftelijke weergave ontvangen van hetgeen tijdens de vergadering is gezegd. Transcripties zijn handig bij het thuisbrengen van one-liners en citaten.
Toegang tot de vergadering
- Uitbellen - Geef de deelnemers aan uw vergadering een VIP-behandeling. U laat naar de deelnemers bellen in plaats van dat ze zelf genoodzaakt zijn in te bellen. U geeft ons de namen en telefoonnummers van de deelnemers en een operator zorgt ervoor dat ze aan de vergadering deelnemen.
- Directe toegang - Selecteer directe toegang om een audiovergadering snel van start te laten gaan. Het stelt deelnemers in staat om de vergadering direct binnen te komen en te gaan praten voor de vergadering officieel is begonnen. Directe toegang wordt aanbevolen voor informele vergaderingen.
- Muziekintro – Deelnemers horen muziek totdat de vergadering begint. Een muziekintro geeft de vergadering een meer formele sfeer.
- Toon bij toegang/vertrek - Deelnemers horen een toon zodra een nieuwe deelnemer arriveert of een aanwezige deelnemer vertrekt. Zo weet iedereen dat er iemand is gearriveerd of vertrokken, zonder dat het gesprek wordt onderbroken.
- Aankondigen - Een operator maakt de namen van de deelnemers bekend wanneer zij zich bij de vergadering voegen, zodat iedereen weet wie er allemaal aan de bespreking deelneemt.
- Namen afroepen - Een operator noemt de namen van alle deelnemers aan de vergadering. Namen afroepen bevestigt dat alle verwachte deelnemers de vergadering bijwonen.
- Voorzitter eerst/laatst - Hiermee creëert u een prettige vergadersfeer voor de vergadering omdat u al aanwezig bent voordat de deelnemers arriveren. Dit biedt u de gelegenheid de deelnemers te begroeten zodra ze zich melden.
Met Voorzitter laatst creëert u een formele sfeer door pas te arriveren als iedereen al aanwezig is. Voorzitter laatst wordt aanbevolen voor grote presentaties en toespraken.
De vergadering beheren
- Vooroverleg – Vooraf geselecteerde gasten voeren een besloten bespreking voordat de vergadering begint. Via Vooroverleg kunt u last-minute gegevens, subonderwerpen en andere niet-openbare informatie herzien.
- Communicatielijn – U kunt buiten de vergadering om met een operator spreken om achtergrondinformatie door te geven, gastsprekers te integreren of aanwijzingen voor de timing te geven. Met een communicatielijn kunt u een grote conferentie gemakkelijker beheren.
- Aangepast script – Maak een speciale welkomstboodschap, een aankondiging van een vraag-en-antwoordsessie en/of afsluitend commentaar. Uw script wordt door de operator tijdens de vergadering voorgelezen. Met aangepaste scripts kunt u de vergadergesprekken een extra persoonlijk tintje geven.
- Geluid groep uit/aan – U kunt de lijnen van alle deelnemers uitschakelen door een opdracht in te toetsen op uw telefoon of door de operator daartoe opdracht te geven. Door het geluid van de groep uit te schakelen reduceert u het achtergrondgeluid en beperkt u het aantal onderbrekingen.
- Eigen geluid uit/aan – Deelnemers kunnen het geluid van hun eigen lijn uitschakelen door een opdracht in te toetsen op hun telefoon. Door zelf het geluid aan of uit te zetten vermindert u achtergrondruis van mobiele telefoons, handsfree telefoons en de kantooromgeving in het algemeen.
Gegevens verzamelen voor de vergadering
- Polling – Een operator enquêteert alle deelnemers aan de vergadering. U bepaalt de vragen voor de vergadering en uw deelnemers antwoorden via de toetsen van hun telefoon.
Dankzij polling kunt u directe feedback verzamelen, en het zorgt ervoor dat de deelnemers ook echt aan het gesprek deelnemen. U ontvangt daarna een rapport met alle antwoorden,
gesorteerd op vraag en deelnemer.
- Vraag-en-antwoordsessie – Bied deelnemers de gelegenheid om tijdens de vergadering vragen te stellen. Deelnemers kunnen met het toetsenblok van hun telefoon aangeven dat ze een vraag willen stellen. De operator houdt professioneel en ordelijk bij wie iets wil vragen.
- Deelnemerslijst – Voordat deelnemers tot de vergadering worden toegelaten, verzamelt een operator de naam van elke deelnemer plus twee extra gegevens die door u worden bepaald. Deze informatie krijgt u per fax of e-mail toegestuurd, samen met de tijd die elke deelnemer aanwezig is bij de vergadering.
De vergadering beveiligen
- Vergrendeling van de vergadering – U kunt voorkomen dat andere deelnemers, zelfs de operator, deelnemen aan de vergadering door een opdracht in te toetsen op het toetsenblok van uw telefoon.
- Vergrendeling van de vergadering – Biedt u de vrijheid om vertrouwelijke informatie in een veilige omgeving te bespreken.
- Wachtwoord/toegangscode – Deelnemers moeten aan de operator een vooraf vastgesteld woord of een toegangscode opgeven om deel te kunnen nemen aan de vergadering. Voordat de vergadering begint, bepaalt u het wachtwoord of de toegangscode. Met een wachtwoord of toegangscode beperkt u het aantal deelnemers en vergroot u de veiligheid.
